摘要：随着科学技术的快速发展，资源信息化已成为推动社会经济发展的重要力量。在此背景下，档案信息化建设逐渐成为人们关注的焦点，但是档案信息化建设发展中仍存在一些亟待解决的问题。档案管理是事业单位工作中比较重要的工作内容，受经济体制改革等因素的影响，事业单位档案管理的工作要求发生了较大的变化。所以在信息技术不断更新的背景下，事业单位应当积极开展档案信息化建设工作，转变传统档案管理模式，积极解决档案信息化建设中的问题，提升档案管理工作成效。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

在档案管理工作现代化发展中，事业单位应当主动从档案管理信息化建设层面出发，结合当前社会发展形势，创新档案管理工作新模式，提升档案资源使用效率，建立完善的管理流程，针对事业单位档案管理信息化建设具体情况进行分析，主动借鉴成功经验，制定出有效的管理对策，确保事业单位档案管理信息化建设工作高效开展，为事业单位进一步发展提供支持。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）提升档案管理效率

事业单位的档案资源具有极大的应用价值，尤其是在建设服务型政府的目标下，事业单位的公共服务职能有了明显提升，当然也随之产生了信息量不断增加的现象，导致档案管理、调取等难度逐渐增加。如果事业单位不能及时获取、使用档案资源，势必会影响到档案价值的发挥。因此在信息化时代下，事业单位应合理应用互联网优势，依靠信息技术提升档案管理效果，满足档案管理信息化建设要求，提升档案管理有效性，确保相关工作的有序开展。在新时期，事业单位如果依然使用传统人工档案管理方式，势必会出现工作效率低下、人力物力财力过度消耗等问题，而在信息技术的支持下，档案管理人员可以借助信息技术及时处理好相关工作，提升工作效率，节省资源成本[1]。

（二）推动档案管理规范化

传统的档案管理往往依赖手工操作和纸质档案，容易出现文件遗失、错放、查询困难等问题。而通过信息化建设，可以实现档案的电子化管理，减少人工操作中的错误，实现档案数字化存储、标准化分类和索引，提高档案管理的科学性和规范性。工作人员可以通过系统化的档案管理软件进行档案的录入、检索和维护工作，减少人为因素的干扰，从而提高档案管理的准确性和可靠性。另外，传统档案管理主要通过不同管理人员共同参与管理的方式开展工作，但是由于不同的档案管理人员工作思路、方式等存在差异，使得档案工作在内容、格式等方面存在差异，难以满足档案管理规范化的要求。所以事业单位应积极开展档案信息化建设，主动借鉴其他事业单位档案管理信息化建设经验，做好档案管理协调统一工作，完善档案收集、整理等环节，确保档案管理工作的规范性。

（三）保障档案安全性

传统档案管理主要采取纸质保存方式，易存在丢失、损坏等风险，纸张会受到时间、温度、湿度等的影响而出现字迹模糊、纸张磨损等问题，尤其是一些存放时间相对较长的档案，损坏率相对较高，安全风险更为突出，对事业单位日常工作开展产生了不利影响。而在信息化时代的背景下，纸质档案转变为信息资料，以电子文档的形式存储于计算机中，采用安全的存储和传输技术可对档案进行加密和权限控制，并定期对信息资料等进行备份、维护等，确保档案信息不被未经授权的人员获取和篡改，不仅可以降低在纸质档案存储方面的支出，同时也可以提升档案的安全性和利用率。所以事业单位需要主动做好档案管理信息化建设工作，引入先进技术支持档案管理，保障管理工作质量，实现对档案的合理化利用，为事业单位的决策提供更加可靠的依据[2]。

二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理机制有待完善

目前，部分事业单位开展档案管理工作时并未主动引入信息化技术，也没有制定出合理的档案管理机制，致使档案信息化建设整体质量不高，难以充分保障档案管理工作的顺利开展。另外，一些事业单位虽然已经针对档案管理机制进行了调整，但是在整改中并未与自身实际情况结合，造成所制定的管理机制难以落实到具体环节中，使得档案管理信息化建设效果受到影响[3]。

（二）人员专业素养有待提升

档案管理人员属于档案信息化建设中的重要支持力量，只有具备较强的职业素养与专业能力，才能保障档案管理工作的高效开展。然而在实际工作中，部分档案管理工作由其他工作人员兼任，加之档案管理部门内部很少开展系统化、长期性的培训活动，导致部分档案管理人员工作能力不强，信息化素养不高。随着信息技术的不断发展，档案管理人员应当认识到档案管理的重要性，强化档案管理技能，以适应时代的发展。

（三）信息技术应用不足

事业单位档案管理信息化建设的重点在于提升档案管理的信息化水平、增强信息技术应用效果。然而在实际工作中，部分事业单位档案管理存在信息化水平不高的问题，究其原因主要是因为开展档案管理工作程序相对复杂，各部门、个人之间的衔接机制不合理，技术与设备更新滞后，导致档案管理工作中信息技术应用不足。例如，部分档案管理人员所使用的档案管理软件并不具备共享、传递等功能，导致档案管理信息化建设程度不理想，难以保障相关工作的有效开展。

（四）档案管理安全系数不高

档案信息化建设工作是建立在计算机网络技术有效运用基础上的，只有合理使用先进技术与软件，才能有效提升档案管理效果。但是在实际中，受到互联网环境复杂程度较高等因素的影响，档案信息化管理中的不安全因素相对较多，例如硬盘出现故障使得电子文档丢失或受到网络黑客的恶意攻击导致电子档案受到破坏等，这都使得互联网背景下的档案资源存在安全隐患。

三、事业单位档案管理信息化建设的措施

（一）树立档案管理的信息化意识

部分事业单位并未认识到做好档案信息化建设的重要性，一些工作人员认为档案管理就是进行档案调阅、整理、收集等，对档案资源的价值认识并不准确。在信息化时代下，事业单位档案管理应坚持与时俱进的原则，针对管理内容、思想等进行分析研究，做好转变与创新工作。在过去档案管理主要以单一管理为主，而在信息技术的支持下，能够满足档案信息共享、快速传递等要求，加之档案资源开始向着人性化、便捷性等方向发展，所以事业单位需要正确认识到做好档案管理信息化建设的重要性。首先，明确档案信息化建设的意义，提升档案管理人员对信息化建设的关注度，获取充足的支持力量。其次，主动借鉴成功经验，落实先进管理思想，强化服务意识，加大档案创新管理研究，保障信息化建设效果的最大化。在过去，部分事业单位认为档案管理工作属于管理性质的事务，要求管理人员应当具备文件管理能力。但是信息化时代要求档案管理人员还应当具备信息化能力，积极在工作中应用信息化技术，利用计算机系统完成电子档案处理，从档案管理实际情况出发，及时做好档案类别划分，建立专属档案管理数据库，加大档案信息收集与整理力度，确保档案管理效果的最大化。所以在开展管理工作时，管理人员应当转变传统工作思路，树立信息化意识，确保档案管理工作的顺利开展[4]。

（二）建立完善的管理制度

事业单位应将档案资源优质服务放在重点环节，以此作为实施档案信息化管理工作的重点，根据管理目标完善管理制度。一是组建专门的工作队伍，制订档案信息化工作流程，做好工作职能划分，提升管理成效。二是明确事业单位具体情况，主动借鉴成功经验，完善现有档案管理制度，为信息化管理工作的开展提供制度支持。三是确定信息化管理工作开展标准，保障工作程序的规范性，提出针对性较强的管理方式方法，实现对现有资源的整合，提升档案资源利用率。同时，从现实需要层面出发，做好电子档案技术整理、存储等方面的研究，形成科学合理的管理架构，实现档案移交、存储等工作的同步开展。四是积极开展监督管理、问责等工作。监管工作是否能够落实到具体环节直接影响着档案信息化建设的效果，所以管理人员应严格开展监管工作，及时找出档案信息化建设中存在的问题，做好优化与整改工作。

（三）重视人才队伍建设

人才队伍建设质量的高低直接影响着档案管理信息化建设的效果，同时也关系着档案管理模式的创新，对提升档案信息化管理水平有着重要意义。所以事业单位应从重视人才培养入手，以提升档案管理人才专业能力为目标，不断提升档案管理效果。一是事业单位应定期组织档案管理人员参与培训、进修等活动，主动学习与档案信息化管理相关的技术、知识等，不断提升职业素养。二是邀请专家开展专题讲座，向档案管理人员传授前沿信息、档案管理技术等，帮助档案管理人员改正自身在工作中存在的不足，不断提升专业素养。三是事业单位应充分发挥信息技术的作用，主动为档案管理人员提供在线学习平台，满足管理人员的自主学习需求，为提升其档案管理水平奠定坚实基础。如可以利用量化考核方法，将信息化水平纳入考核范围[5]。

（四）提升档案管理工作的安全性

事业单位应当主动开展档案管理信息化建设工作，发挥档案信息支持作用。档案管理人员需要积极开展档案信息保护工作，形成安全意识，避免出现信息泄露等问题。一是重视信息存储。事业单位应主动将档案信息存储管理落实到具体环节中。因工作中会产生大量数据与信息，故事业单位需要积极开展信息化建设工作，做好信息管理、备份等研究。在开展管理工作时还应要求管理人员确定档案信息规格，做好使用价值分析，采取综合管理措施，保障档案信息价值的最大化。二是完成局域网建设工作。网络的开放性和共享性使得黑客攻击、病毒入侵、非法访问等现象时有发生，这严重威胁着档案信息的安全性，因此为了保障档案信息的安全性，事业单位可以利用局域网的优势，提升档案管理的安全系数。如借助局域网可以实现对IP范围的合理化限制，在固定区间内完成信息监管，提升信息安全。三是引入防火墙技术。防火墙技术是保障档案安全的重要方式之一，借助防火墙技术可以针对入侵行为进行监测，判断其是否具备权限等。四是完成访问管理。访问管理是设置访问用户权限，利用信息加密技术等可以让用户获取相应的角色，随后赋予不同权限，实现对访问用户的有效管理。事业单位可利用访问管理设置用户权限，以提升档案的安全性。

（五）做好声像档案管理

声像档案记录的是社会发展中人们活动的声音和图像，反映客观事物的直观形象。声像档案的形式、功能以及处理程序等与普通档案有着明显的不同，给档案管理工作带来一定的难度，因此，档案的信息化建设需要加强对声像档案的重视程度。一是对声像资料进行分类，明确档案资料的具体类型，制订个性化的管理计划。二是开展声像资料的档案收集工作时，管理人员应使用多样化设备，保障信息收集的有效性。三是结合声像档案资料实际情况，设置专门的档案存储地点，完成存储设备统一管理。在使用声像资料时还需要做好跟踪管理，在使用完资料后应当及时收回。四是做好基础设施设备完善工作，组织专业人员针对存储设备进行检修，同时还需要配备温度计、湿度计等，便于管理人员把握档案室温湿度的具体情况。

四、结束语

综上所述，在市场经济快速发展的背景下，事业单位的档案管理工作应加强信息化建设。为了促进发展，事业单位需要将档案信息化建设纳入工作计划中，加大信息技术引入力度，制定有效的档案管理机制，组建专业人才队伍，确保档案管理工作的安全，充分发挥档案资源对事业单位发展的促进作用。

参考文献：

[1]黄林凤.事业单位档案管理信息化建设探析[J].计算机应用文摘,2022(7):47-49.

[2]贾秀菊.事业单位档案管理信息化建设的途径探析[J].市场调查信息:综合版,2022(5):116-118.

[3]杨洪俏.基层事业单位档案信息化建设若干问题探析[J].兰台内外,2022(3):36.

[4]郭岩.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].经济学,2021(1):58-59.

[5]蒙冰泊.事业单位档案管理信息化建设的策略探析[J].新丝路:下旬,2023(2):232-234.

（作者单位：四川省内江市转业军官培训学校）

徐小聪

【责任编辑：周伟】